Management assistent

Jij schept orde in een steeds wisselende omgeving

Samen met jouw collega’s ontzorg je de 3 directieleden en 13 unitmanagers van de gemeente Alkmaar. Je maakt mogelijk dat zij zich volledig richten op het inhoudelijke gedeelte van het werk. De agenda’s zijn bijgewerkt en actueel. Stukken ter voorbereiding staan digitaal klaar en de ruimtes zijn vooraf gereserveerd en bekend bij alle partijen. Jij zorgt dat dit een vanzelfsprekendheid is. De managers kunnen op jou en je collega’s bouwen. De afspraken die jij beheert, vinden plaats met allerlei verschillende partijen. De agenda’s lijken zich ‘automatisch’ te vullen. Soms ver vooruit gepland en regelmatig met ‘spoedjes’ tussendoor. In die steeds wisselende omgeving behoud jij de regie.

Jij

• beheert agenda’s van verschillende directieleden / unitmanagers;
• stemt met het  directielid/de unitmanager (en het team) af welke afspraken prioriteit hebben ten opzichte van andere afspraken;
• treedt op als contactpersoon voor in- en externe relaties;
• notuleert vergaderingen als dit gevraagd wordt;
• stelt planningen op;
• bent een kei in het organiseren van bijeenkomsten;
• zorgt voor ondertekening van belangrijke documenten;
• plaats bestellen voor o.a. bloemen, lunch, presentjes e.d.;
• maakt indien nodig verplichtingen aan.

 
Gestructureerd, discreet en flexibel – dat doe je samen!

Als managementassistent krijg je regelmatig politieke gevoeligheden onder ogen. Daar ga jij voorzichtig mee om. Je hebt te maken met een veelzijdigheid aan afspraken en onderwerpen.
 Met jouw gestructureerde en planmatige manier van werken zorg je voor een duidelijk overzicht voor zowel jezelf als jouw collega’s.

Daarnaast;

• werk je graag samen in een team. Samen bereik je meer dan alleen;
• ben je ondernemend, proactief en meedenkend;
• kom je steeds in situaties waar op het laatste moment iets verandert. Jij kan goed schakelen en geniet van het in elkaar zetten van ‘puzzelstukjes’;
• heb je een uitstekende kennis van Microsoft Office en ben je digitaal vaardig;
• ben je data gedreven, dan is dat een pré.

Het is belangrijk dat je ervaring hebt met complex agendabeheer en een uitstekende beheersing van MS Office, Teams en Ibabs. Ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving is voor deze functie noodzakelijk.
 
Teamwork, humor, gezamenlijkheid

Managementondersteuning is een team waarbij de samenwerking erg belangrijk is. We streven naar een gezamenlijke werkwijze waardoor er zo weinig mogelijk overdracht nodig is om het werk goed uit te voeren. We stellen ons flexibel op en zorgen zo voor een prettige werksfeer, waarbij humor ons helpt.

Wij bieden:

• Een salaris passend bij jouw ervaring plus 17,05% vrij te besteden Individueel Keuzebudget (IKB). Je kunt dit laten uitbetalen, maar ook gebruiken voor opleidingen, pensioenkorting of om extra verlofuren te kopen.
• Een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, een thuiswerkvergoeding, een thuiswerkbudget om je werkplek in te richten en 25 verlofdagen op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Toegang tot ons uitgebreide leer- en ontwikkelplatform ‘My Learning Factory’ vol trainingen en e-learnings.
• Een moderne werkplek waar wij plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Je werkt waar jij dat wilt en nodig bent. Op zoek naar verbinding en contact met collega’s? Werk dan op kantoor. Rustig dingen uitwerken? Log gerust in vanuit huis.
• Leuke en leerzame bijeenkomsten en heerlijke cappuccino’s in ons netwerkcafé!

Interesse of heb je nog vragen?

Enthousiast geworden om als Managementassistent aan de slag te gaan bij de gemeente Alkmaar? Solliciteer dan direct maar uiterlijk vóór 14 september 2025. Voor nadere informatie over deze functie kan contact worden opgenomen met Peter Rozenbeek / 0648529960.

Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem contact op met Lisette Zwart-van Zanen / 0642163152.